Herramientas de Excel 2016

 Excel 2016: cambiar nombre de hoja.

Estando dentro de una hoja de Excel, haremos lo siguiente:

desplegamos con la tecla (ALT) la barra de menú y nos movemos con flecha derecha hasta la pestaña (inicio).

Ahora tenemos que dar enter y con tabulador recorremos las distintas opciones hasta encontrar (celdas. submenú)

volvemos a dar enter y con el tabulador buscamos (formato. botón con submenú)

y entramos con enter. Ahora nuevamente con tabulador recorremos el cuadro de diálogo y nos aparecerá (cambiar nombre de hoja).

Dando enter se abrirá un cuadro de edición para agregar el nuevo nombre que llevará la hoja en la que estamos trabajando.

Simplemente seguido damos enter y ya tendremos el nuevo nombre.

 

Excel 2016: Agregar un texto en celdas combinadas.

Una vez abierto el programa, escribimos en la celda a1 el texto.

Con la combinación de teclas Shift+flecha derecha seleccionamos el rango de celdas donde se ubicará el texto.

Vamos con la tecla aplicaciones hasta formato de celda y damos un enter. Se nos abrirá un cuadro de diálogo que recorreremos con el tabulador.

Recorriendo las distintas pestañas con control más tabulador llegamos hasta la opción “alineación” y tabulamos una vez. Con flecha hacia abajo vamos hasta centrar en la selección

Y tabulamos hasta combinar celda y lo verificamos.

Seguimos tabulando hasta aceptar con la barra espaciadora.

 

Excel 2016: decimales

En algunos resultados, la cifra que aparece cuenta con decimales mayores a dos dígitos

Ejemplo: 56,3333.

 

Para corregir esto, seleccionamos los resultados y con tecla aplicación vamos hasta formato de celdas y damos enter.

Tabulamos una vez hasta la opción categorías y bajamos con flecha hasta números.

Tabulando una vez llegamos hasta posición decimales y con flecha (arriba o abajo) lo llevamos a dos.

Seguimos tabulando y le damos enter en aceptar y listo.

 

Excel 2016: distribución del texto en la celda

Cuando tenemos que agregar un texto demasiado largo dentro de una celda, y queremos que se distribuya de arriba hacia abajo, en 2 o 3 líneas, hacemos lo siguiente.

Una vez colocado el texto dentro de la celda, vamos con aplicaciones hasta la opción (formato de celda) y damos un enter.

Se abrirá una serie de pestañas que las podemos recorrer con las flechas derecha o izquierda Nos movemos hasta la pestaña “alineación”.

 Tabulando llegamos hasta (horizontal, cuadro combinado) y bajamos con flecha hasta (centrar).

Seguimos tabulando hasta (vertical, cuadro combinado) y bajamos con flecha hasta (distribuido). Al tabular una vez más nos aparece la opción de (ajustar texto) y lo verificamos con la barra espaciadora.

Seguimos con tabulador hasta (texto vertical) y lo tenemos que desverificar.Por último seguimos tabulando hasta aceptar y listo.

Ahora tendremos el texto distribuido dentro de la celda en dos o tres líneas de acuerdo a la extensión del mismo.

 

Excel 2016: fuente, estilo y tamaño

Una vez colocado el dato en la celda, hacemos lo siguiente.

Seleccionamos las celdas a las que le queremos modificar el tamaño y fuente.

Vamos con aplicaciones hasta formato de celdas y damos enter.

Se despliega una estructura de pestañas que recorremos con las teclas Ctrl+Tabulador hasta ubicar la pestaña fuente.

Tabulando vamos hasta fuente, estilo y tamaño. Estando en cada una de ellas y con flechas (arriba o abajo) vamos modificando las opciones ya nombradas.

Realizados los cambios seguimos tabulando hasta aceptar.

 

Excel 2016: mover columnas y filas

A). Si queremos mover una columna de posición, realizamos lo siguiente.

Ejemplo: supongamos que tenemos en a1, el día, en b1, el mes y en c1, el año, y queremos colocar la columna del día entre el mes y el año.

 

Para eso, seleccionamos toda la columna que corresponde al día con la combinación de teclas Ctrl+Shift+Flecha abajo

 Con la tecla aplicaciones desplegamos el menú contextual; vamos con flecha abajo hasta la opción cortar y damos enter.

Nos movemos con las flechas hasta posicionarnos en la columna que corresponde al año

Y nuevamente con aplicación nos dirigimos a la opción insertar celdas cortadas y damos enter.

Ahora veremos que las columnas quedaron de esta manera: mes, día y año.

Nota: la columna (cortada) se ubicará a la izquierda de la columna que el Lector de pantalla nos esté indicando.

Ejemplo: si el Revisor de pantalla nos indica la columna del año, la columna que ubicaremos quedará a la izquierda del año.

 

B). Mover filas

Para mover una fila, haremos lo siguiente.

Si tenemos en a1, el día, en a2, en mes y en a3, el año, y queremos colocar el día entre el mes y el año, procederemos del siguiente modo:

Con la combinación de teclas Ctrl+Shift+Flecha derecha seleccionamos toda la fila que corresponde al día.

Con aplicaciones vamos hasta cortar y damos enter.

Con la flecha derecha buscamos donde queremos colocar la fila seleccionada.

Nota: recordemos que en este caso, la fila que movemos irá colocada por encima de la fila que el Lector de pantalla nos está presentando.

 

Luego de indicarle al jaws, la posición elegida, vamos con aplicaciones y buscamos la opción insertar celdas cortadas y damos enter.

Ahora la estructura nos quedará de este modo: (mes, día y año).

 

Excel 2016: mover y copiar hojas

Para mover una hoja de Excel, hacemos lo siguiente.

Estando Ubicados en la hoja que queremos vover  vamos con el comando Alt.+O. y damos enter en la pestaña inicio.

Con shift  más tabulador vamos hasta (celdas. Submenú) y damos enter. Tabulamos y buscamos (formato, botón con submenú) dando un enter sobre el botón desplegable.

Tabulamos hasta (mover o copiar hoja) y damos enter. Se abrirá un cuadro con opciones que nos pregunta (antes de la hoja) a la que recorreremos con las flechas para insertar nuestra hoja delante de la que queremos colocar como la más usada de nuestro libro.

Si seguimos tabulando tendremos una casilla de verificación para realizar una copia de la misma. (Esto es opcional) tabulando una vez más aparece el botón de aceptar y listo.

Ejemplo:

 Cada libro de Excel posee tres hojas por defecto. (Hoja 1, hoja 2 y hoja 3). Si estamos trabajando en la hoja 2 del libro y realizamos los pasos anteriormente explicados, quedará antes de la hoja 1. Quedando el resultado de nuestro libro, de esta manera: hoja 2, hoja 1 y hoja 3.

 

Excel 2016: ocultar fila y columna

En muchos casos tenemos datos auxiliares que nos ayudan a nuestro trabajo pero no deben pertenecer a la hoja ni a su impresión.

Para eso, están las opciones de ocultar las filas y las columnas.

 Si queremos ocultar la columna, debemos previamente seleccionarla con Ctrl+Barra espaciadora e ir al menú contextual y con flechas buscar (ocultar).

De inmediato, veremos como se ha ocultado toda la columna A.

Ahora, si queremos mostrarla, debemos hacer lo siguiente.

Con f5 escribiremos el nombre de la celda. Ejemplo: a1, y damos enter. (si hemos seleccionado la columna a1). Volvemos a seleccionar toda la columna y vamos al menú contextual y con las flechas buscamos (mostrar) y tendremos la columna visible nuevamente.

 

Para ocultar una fila, los pasos son similares. Con la diferencia que habrá que seleccionar con Shift+Barra espaciadora toda la fila.

 

Excel 2016: proteger hoja y libro

Para proteger la hoja y el libro de Excel, hacemos lo siguiente.

Pulsando Alt. Se desplegará la “Cinta de opciones superior”; con la flecha de dirección derecha vamos hasta la pestaña (revisar) y damos enter. Con tabulador nos vamos hasta

(protejer. submenú) y damos enter.

se abrirá una lista de opciones de proteger la hoja o de protejer el libro. en ambos casos, los pasos son los mismos para ingresarles las contraseñas.

 

Excel 2016: Insertar símbolo moneda

 Para insertar un símbolo monetario en Excel realizamos lo siguiente.

Posicionado en la celda a la que queremos insertar la moneda, tenemos que ir a la tecla aplicaciones hasta la opción “formato de celda” y dar un enter.

Nos aparece la pestaña “números” y tabulamos una vez y tendremos una lista con distintas opciones que recorremos con las flechas (arriba y abajo).

Buscamos “moneda” y comenzamos a tabular. La primera opción que aparece son los decimales que colocaremos después de la coma que tendrá que estar en dos. Tabulamos una vez más y tendremos el tipo de símbolo que le queremos colocar a la cifra numérica.

Una vez realizado estos pasos, seguimos tabulando hasta aceptar con la barra espaciadora y estará colocado el símbolo monetario.

 

Excel 2016: suma de misma celda en distintas hojas de un libro

Para sumar una misma celda en distintas hojas, haremos lo siguiente:

Ejemplo: en la hoja 1 tenemos un valor en la celda b1 de 50 pesos, en la misma celda de la hoja 2, 25 pesos e igual celda de la hoja 3 tenemos un valor de 1000 pesos.

Y debemos sumar y colocar el resultado en la misma celda pero de la hoja 4.

Se procede de la siguiente manera:

Una vez colocado los datos en las 3 hojas, vamos hasta la primer hoja y con la combinación de teclas: Shift+Ctrl+Avance de página seleccionamos las 3 hojas.

Hecho esto, vamos a la hoja 4 y nos situamos en la celda donde queremos que esté el resultado e ingresamos la siguiente fórmula:

=suma(hoja1:hoja3!b1)

 

Seguidamente damos enter  y subiendo con flecha tendremos el resultado de dicha suma en las distintas hojas.

 

Excel 2016: colocar hipervínculo en una celda

Para colocar un hipervínculo en una celda sea texto, imagen o audio, realizamos lo siguiente.

Estando en la celda donde queremos colocar el hipervínculo, vamos con aplicaciones hasta la opción hipervínculo y damos enter.

Recorriendo con tabulador llegamos hasta buscar y con las flechas buscamos el disco o carpeta de donde queremos extraer el archivo para ser usado como hipervínculo.

Posicionados sobre el disco o carpeta tabulamos hasta la presentación en lista, aquí puede pasar que el Lector de pantalla no nos lea la lista.

Recorremos con las flechas (arriba o abajo) y buscamos el archivo elegido. Estando en él, damos enter y el hipervínculo estará agregado a la celda.

 

Excel 2016: agregar subtotales

Tenemos en a1 el título de columna (rubro) y en b1 el título (gasto).

Colocamos en la columna a2 hasta a7 distintos rubros en forma mezclada y en la columna compra el valor de cada rubro

Desde b2 hasta b7.

Estando en el primer rubro de la columna vamos con aplicaciones hasta la opción ordenar (submenú) y damos enter.

Se nos mostrará varias opciones de orden y las que nos interesan por ahora son: (ordenar de a z y ordenar de z  a). Dando enter en la primera opción, la lista de los rubros quedará ordenada de a hasta z.

Luego de esto, pulsamos Alternativa y con flecha derecha nos movemos por las distintas pestañas de la cinta de opciones superior hasta la pestaña (datos) y damos enter.

Tabulamos hasta la opción (esquema. Submenú) y nos movemos con flecha derecha hasta (subtotales, botón) donde le daremos con barra espaciadora.

Ahora, buscaremos la columna (gastos) y nos colocaremos en el primer valor de esta columna desplazándonos con las flechas.

Nos quedará solamente recorrer con tabulador hasta (aceptar) y veremos como tendremos los totales por rubro y el total general.

 

Autor: César J. Modernel

(Investigación, práctica y elaboración del informe)